Handreiking voor klachtafhandeling bij aanbesteden

30 juni 2022

De Aanbestedingswet 2012 wordt gewijzigd. Een klachtenregeling voor alle aanbestedende diensten wordt verplicht. Ook moet er sprake zijn van een onafhankelijk klachtenloket, speciaal ingericht voor de behandeling van klachten over aanbestedingen.

Aanbestedende diensten zoals waterschappen moeten zich voorbereiden op deze wijziging. Daarom heeft het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) de Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden gemaakt.

Laagdrempelige klachtenregeling

Om de rechtsbescherming bij aanbesteding van ondernemers te verbeteren, werkt het ministerie van EZK aan verschillende maatregelen. Eén van deze maatregelen is een verplichte laagdrempelige klachtenregeling voor alle aanbestedende diensten met een onafhankelijk klachtenloket. Dit klachtenloket kan binnen of buiten de organisatie zijn, of in samenwerking met andere organisaties. Het klachtenloket moet in ieder geval speciaal zijn ingericht voor de behandeling van klachten over aanbestedingen. Deze verplichting wordt opgenomen in de Aanbestedingswet 2012.

Handvatten om klachtenregeling op te stellen

De Handreiking Klachtafhandeling biedt praktische handvatten om misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen in de aanbesteding tijdig te herstellen. Zo kunnen ondernemer en aanbestedende dienst verder bouwen aan een professionele relatie. De handreiking stimuleert aanbestedende diensten die nog geen klachtenregeling met loket hebben, en helpt ze om hiermee aan de slag te gaan. Ook geeft de handreiking aanbestedende diensten die al wel een klachtenregeling met loket hebben tips om de klachtafhandeling te verbeteren.

Klachtenregeling bij de waterschappen

Veel waterschappen hebben al een regeling voor de afhandeling van aanbestedingsklachten. Destijds (in 2013) hebben een aantal waterschappen samen een klachtenregeling opgesteld en een loket voor dit soort klachten ingesteld. Voor deze waterschappen is het slim om de klachtenregeling te actualiseren op basis van de Handreiking. De waterschappen die nog geen (onafhankelijk) klachtenloket hebben, kunnen dit met behulp van de Handreiking inrichten.

Voorbeelden van klachtenloketten

Op de website van PIANOo worden praktijkvoorbeelden van een onafhankelijk klachtenloket gedeeld. Verschillende aanbestedende diensten vertellen over de manier waarop zij hun klachtenloket hebben ingericht. Waaronder een praktijkvoorbeeld van de hoogheemraadschappen van Rijnland en Delfland. Ook staan hier lessen, tips en uitleg over hoe de onafhankelijkheid wordt geborgd en wat de voordelen zijn van de gekozen structuur: binnen of buiten de organisatie of in samenwerking met andere organisaties.

Bekijk de handreiking