Handreiking voor klachtafhandeling bij aanbesteden

30 juni 2022

De Aanbestedingswet 2012 wordt gewijzigd. Een klachtenregeling voor alle aanbestedende diensten wordt verplicht. Ook moet er sprake zijn van een onafhankelijk klachtenloket, speciaal ingericht voor de behandeling van klachten over aanbestedingen.



Aanbestedende diensten zoals waterschappen moeten zich voorbereiden op deze wijziging. Daarom heeft het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) de Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden gemaakt.

Laagdrempelige klachtenregeling

Om de rechtsbescherming bij aanbesteding van ondernemers te verbeteren, werkt het ministerie van EZK aan verschillende maatregelen. Eén van deze maatregelen is een verplichte laagdrempelige klachtenregeling voor alle aanbestedende diensten met een onafhankelijk klachtenloket. Dit klachtenloket kan binnen of buiten de organisatie zijn, of in samenwerking met andere organisaties. Het klachtenloket moet in ieder geval speciaal zijn ingericht voor de behandeling van klachten over aanbestedingen. Deze verplichting wordt opgenomen in de Aanbestedingswet 2012.

Handvatten om klachtenregeling op te stellen

De Handreiking Klachtafhandeling biedt praktische handvatten om misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen in de aanbesteding tijdig te herstellen. Zo kunnen ondernemer en aanbestedende dienst verder bouwen aan een professionele relatie. De handreiking stimuleert aanbestedende diensten die nog geen klachtenregeling met loket hebben, en helpt ze om hiermee aan de slag te gaan. Ook geeft de handreiking aanbestedende diensten die al wel een klachtenregeling met loket hebben tips om de klachtafhandeling te verbeteren.

Klachtenregeling bij de waterschappen

Veel waterschappen hebben al een regeling voor de afhandeling van aanbestedingsklachten. Destijds (in 2013) hebben een aantal waterschappen samen een klachtenregeling opgesteld en een loket voor dit soort klachten ingesteld. Voor deze waterschappen is het slim om de klachtenregeling te actualiseren op basis van de Handreiking. De waterschappen die nog geen (onafhankelijk) klachtenloket hebben, kunnen dit met behulp van de Handreiking inrichten.

Voorbeelden van klachtenloketten

Op de website van PIANOo worden praktijkvoorbeelden van een onafhankelijk klachtenloket gedeeld. Verschillende aanbestedende diensten vertellen over de manier waarop zij hun klachtenloket hebben ingericht. Waaronder een praktijkvoorbeeld van de hoogheemraadschappen van Rijnland en Delfland. Ook staan hier lessen, tips en uitleg over hoe de onafhankelijkheid wordt geborgd en wat de voordelen zijn van de gekozen structuur: binnen of buiten de organisatie of in samenwerking met andere organisaties.

Bekijk de handreiking

Meten en monitoren van maatschappelijk verantwoord inkopen bij waterschappen

14 mei 2020

Het RIVM heeft in het kader van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) verkend hoe waterschappen het effect van inkoop en aanbesteding kunnen meten en monitoren. De resultaten hiervan zijn 12 mei bekendgemaakt.



7 waterschappen waterschappen deden mee en hebben concreet ervaren hoe ze MVI kunnen meten en monitoren bij aanbestedingen in de productgroepen waterbouwkundige werken, slibtransport en afvalinzameling en -verwerking. Het RIVM heeft deze ervaringen gebruikt om aanbevelingen op te stellen voor de Unie van Waterschappen, waarmee een monitor MVI kan worden ontwikkeld die bruikbaar is voor alle waterschappen.

Meten is nog niet zo eenvoudig

Het uitvoeren van de monitor bleek niet eenvoudig. De waterschappen die meededen aan dit traject hadden de informatie niet altijd beschikbaar en als de informatie wel beschikbaar was, was deze veelal niet eenduidig is. De waterschappen die wel een project hebben kunnen monitoren met hulp van het RIVM hebben gezamenlijk in 4 aanbestedingen 79 ton CO2, 1,3 ton NOx en 0,15 ton fijnstof gereduceerd.

Aanbevelingen

De RIVM heeft korte-, middellange- en langetermijnaanbevelingen opgesteld. Op korte termijn stellen de Unie van Waterschappen en de deelnemende waterschappen voor om zich te richten op waar nu enthousiasme voor is: het doen, doormeten en delen van MVI-icoon-projecten. Dit kan in de vorm van een community of practice. Daarmee wordt op een positieve manier bijgedragen aan het creëren van draagvlak en brede participatie van de waterschappen. Dit draagt vervolgens bij aan de structurele monitoring van MVI (middellange en lange termijn).

Lees meer over de ervaringen

Elias de Valk van het RIVM en Cees Bunschoten van Waternet waren betrokken bij dit traject. Zij vertellen in een artikel in het e-zine over de Klimaatenvelop meer over de voordelen en de uitdagingen die zij hebben ondervonden bij het monitoren van MVI.

Webinar Effectmonitoring MVI

De Unie van Waterschappen verzorgt samen met het RIVM en een van de deelnemende waterschappen een webinar waarin de resultaten van het onderzoek worden gepresenteerd. Ook wordt dan een handreiking gegeven hoe waterschappen (en andere overheden) zelf de effecten van hun MVI-inspanning kunnen monitoren. De webinar is op 23 juni van 15:00 tot 17:00 via een beveiligde Zoomverbinding. Aanmelden kan via duurzaamgww@uvw.nl.

Klimaatenvelop

Dit onderzoek is financieel ondersteund vanuit de Klimaatenvelop: Impuls Klimaatneutraal en Circulair Inkopen. De Rijksoverheid stimuleert hiermee organisaties met een publieke inkooptaak om meer klimaatneutraal en circulair in te kopen.

Bekijk het rapport van het RIVM (opens in a new tab)” rel=”noreferrer noopener” class=”aioseop-link”>> Bekijk het rapport van het RIVM

Resultaten subsidietraject klimaatneutraal en circulair inkopen

7 mei 2020

De waterschappen hebben in 2019 een subsidie ontvangen vanuit de Klimaatenvelop. Hiermee zijn 11 projecten opgezet om ervaring op te doen met klimaatneutraal en circulair inkopen. Het subsidietraject is op 1 april dit jaar afgerond. Wat is er bereikt?



De subsidie vanuit de Klimaatenvelop was afkomstig van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Ook provincies en gemeenten konden hier gebruik van maken.

CO2-kosten in inkoop en aanbesteding

De projecten waren met name gericht op CO2-beprijzing in inkoop en aanbesteding. Door toepassing van een interne CO2-prijs bij inkoop en aanbesteding wordt de markt uitgedaagd om te zoeken naar producten, diensten en oplossingen die de minste klimaatschade veroorzaken. De CO2-kosten worden dan niet in de reële economie in rekening gebracht, maar wegen wel volledig mee in de afwegingen.

Doelen en resultaten

De Unie van Waterschappen heeft met inzet van de subsidiegelden de volgende doelen gesteld en resultaten behaald:

  • Het bepalen van de CO2-voetafdruk van de waterschappen: 4 waterschappen hebben zich gecertificeerd of gaan zich certificeren op de CO2-prestatieladder.
  • Het (door)ontwikkelen en geschikt maken van tools voor CO2-beprijzing in inkoop en aanbesteding: ruim 45 waterschapsmedewerkers kunnen nu werken met het model DuboCalc.
  • Het stimuleren van het duurzaam opdrachtgeverschap bij waterschappen: in 2019 waren er verschillende ontmoetingen met interne opdrachtgevers. Daarmee is een deel van de interne opdrachtgevers bereikt.
  • Het ontwikkelen van gezamenlijke inkoopstrategieën voor waterschappen voor inkooptrajecten met veel impact op CO2: duurzaamheid staat nu meer op de kaart bij het Hoogwaterbeschermingsprogramma. En er is een flinke stap gezet richting CO2-vermindering bij de inzet van polymeren in het zuiveringsproces. Ook willen waterschappen inzetten op de verduurzaming van hun mobiliteit.

De subsidie uit de Klimaatenvelop heeft een flinke impuls gegeven aan de bewustwording van de toegevoegde waarde van CO2-beprijzing bij inkoop en aanbesteding bij waterschappen. Voor de resterende maanden van dit jaar zal de Unie van Waterschappen de activiteiten rond de CO2-prestatieladder, DuboCalc en duurzaam opdrachtgeverschap samen met de waterschappen voortzetten.

Toine Poppelaars, bestuurslid Unie van Waterschappen: “Alle 21 waterschappen zijn in meer of mindere mate betrokken geweest bij de 11 projecten die door de subsidie mogelijk zijn gemaakt. Dit heeft geleid tot een grotere bewustwording van de eigen rol in het reduceren van de CO2-uitstoot bij inkoop en aanbesteding. Deze eerste ervaringen stemmen mij hoopvol.”

Lees meer over de 11 projecten

De resultaten voor de Unie van Waterschappen staan weergegeven in het eindrapport ‘Op weg naar klimaatneutrale en circulaire waterschappen’. Van het eindrapport is een e-zine uitgebracht met daarin interviews met betrokkenen van de 11 projecten beschreven staan.

Bekijk het e-zine

Meer informatie

Voor veel trajecten is daarnaast een apart rapport opgesteld. Deze zijn op te vragen via Henkjan van Meer via hmeer@uvw.nl. Binnenkort verschijnt ook het eindrapport van het Klimaatverbond over het gezamenlijke traject van de 3 koepels (VNG, IPO en Unie van Waterschappen).